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Sekretariatsfachkräfte in Verwaltung und Geschäftsleitung erfüllen Kontakt-, Koordinierungs- und Organisationsaufgaben zur Unterstützung von Führungskräften und akademischen Fachkräften und/oder erstellen Korrespondenz, Berichte und Aufzeichnungen über Verfahren sowie andere spezielle Dokumentation.
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Aufgaben
- Entwurf von administrativer Korrespondenz und Protokollen
- Beschaffung, Vorschlag und Überwachung von Fristen und Wiedervorlagedaten
- Prüfung von Besprechungsanfragen, Planung und Organisation von Besprechungen und Reisevorbereitungen
- Unterstützung der Erstellung von Budgets, Überwachung von Ausgaben, Entwurf von Verträgen und Kauf- oder Beschaffungsaufträgen
- Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bezüglich verschiedener Themen im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Organisation
- Schreiben und Beantworten von geschäftlichen oder technischen Schreiben und ähnlicher Korrespondenz
- Erstellung von wörtlichen Niederschriften über Verfahren in gesetzgebenden Versammlungen, an Gerichtshöfen oder anderen Orten mittels Kurzschrift oder spezieller Büroausrüstung
- Beaufsichtigung der Arbeit von Bürokräften